GTD mit OmniFocus oder Things?

Stefan Imhoff

Seit ich mir Anfang Dezember überlegt habe, von meinem webbasierenden GTD-Tool Tracks zu einer OS X Software zu wechseln, teste ich zwei interessante Kandidaten.

Ich hatte bis heute OmniFocus 1.0 von The OmniGroup und Things 0.8.1 von CulturedCode im Test.

Ein direkter Vergleichstest wäre aber ungerecht, da OmniFocus kurz vor der Veröffentlichung steht, Things aber erst in Alpha-Version vorliegt.

Da man 50 % Ermäßigung bekommt, wenn man OmniFocus schon jetzt bestellt, wollte ich unbedingt beide Produkte testen, bevor ich mich entscheide.

OmniFocus

OmniFocus kommt im typischen Design daher, das man schon von OmniGraffle oder OmniOutliner gewohnt ist.

An der oberen Leiste klebt noch ein gestreiftes Banner, was wohl auf eine Beta-Version hinweisen soll.

Die Einführung in die Software ist ziemlich gut gestaltet, man bekommt alle notwendigen Schritte als OmniFocus-Projekt vorgesetzt. Dazu zählt auch ein 15-minütiger Screencast in High-Definiton.

Aufgaben können leicht erstellt werden, und per Drag-and-Drop in Projekte umgewandelt werden oder Projekten zugeordnet werden.

Die Aufgaben innerhalb von Projekten können auf sequentielle oder parallele Bearbeitung gestellt werden.

Die Oberfläche ist in zwei Bereiche geteilt, in den Projekt-Modus, in dem man seine Projekte erstellt und in einen Kontext-Modus, in dem man sie dann bearbeitet.

OmniFocus bietet ein systemweites Tastaturkürzel, um ein Eingabefeld von überall aus zu bekommen.

Besonders interessant fand ich auch die Funktion Text und Bilder in beliebigen Programmen zu markieren und sofort eine Aufgabe in OmniFocus daraus zu erstellen.

Die Integration mit anderer Software lässt kaum Wünsche offen: Die Aufgaben synchronisieren mit iCal und damit auch mit den neuen Notizen in Mail.app.

Es können auch direkt über eine E-Mail Aufgaben aus der Ferne nach Hause geschickt werden, die E-Mail erscheint dann (wenn die E-Mail-Adresse dafür zugelassen wurde) direkt in der Inbox von OmniFocus und verschwindet aus Mail.app ganz (oder kann archiviert werden).

Auch kann der OmniFocus Inhalt mit Spotlight durchsucht werden.

Das Handling kommt mir etwas klobig und holperig vor, wie aber meist in OmniGroup-Produkten.

Things

Things hat eine moderne, übersichtliche Oberfläche, die ganz im Leopard-Look gestaltet ist.

Da es noch eine sehr frühe Alpha-Version ist, war es im Test noch etwas unstabil und stürzte hin- und wieder mal ab.

Einen offizellen Screencast gibt es noch nicht, doch Ian Beck von tagamac.com hat einen Screencast erstellt, der bei CulturedCode eingebunden ist.

Die Version ist auch noch nicht offiziell herunterzuladen, nur einer ausgewählten Anzahl von Testern ist bislang der Zugriff auf Wiki, Blog und Software erlaubt.

Wie bei der meisten GTD-Software sammelt man seine Aufgaben in der Inbox, dies funktioniert genau wie bei OmniFocus über ein systemweites Tastaturkürzel.

Man organisiert seine Aufgaben in zwei verschiedenen Bereichen, zum einen in Projekte, die aber loser sortiert sind, als bei OmniFocus, man kann die Aufgaben innerhalb eines Projektes mit der Maus an eine beliebige Stelle ziehen, eine Unterscheidung in parallele oder sequentielle Bearbeitung gibt es nicht.

Die Bearbeitung der Aufgaben und Projekte erfolgt im Bereich Focus, wo es Today, Next, Someday und Postponed gibt. In Today erscheinen derzeit die Aufgaben, die man aktiv für den heutigen Tag zur Bearbeitung markiert. In näherer Zukunft sollen dort auch Termine erscheinen, die ein Datum des heutigen Tages haben.

In Next sind die nächsten Aufgaben zu finden, sowohl die der verschiedenen Projekte, als auch die ohne Projekt. Wie viele man hier sehen will, kann man im Menü einstellen.

In Someday zieht man alle Aufgaben oder Projekte, die derzeit nicht anstehen und daher nicht von der täglichen Arbeit ablenken sollen.

Aufgaben, die zu einem speziellen Datum eine erneute Ansicht oder Erinnerung erfordern kann man in Postponed ziehen.

Die Verschlagwortung in Things ist sehr ausgefeilt und erlaubt Unterkategorien in beliebiger Tiefe. Zusätzlich ist es möglich Unicode-Zeichen oder Symbole zu verwenden, um Platz zu sparen.

Im Gegensatz zu OmniFocus können Projekten und Aufgaben auch mehrere Schlagworte zugewiesen werden, wodurch komplexe Abfragen möglich werden. Filtern nach Orten, Werkzeugen, Wichtigkeit; was immer man für seine persönliche Arbeitsweise bevorzugt.

Über eine Schlagwort-Filterleiste kann man später leicht die richtigen Aufgaben finden.

Im Gegensatz zu anderen GTD-Werkzeugen hat Things eine interessante Neuerung für ein Problem gefunden, was in üblichen Werkzeugen immer lästig ist: Projekte die nie Enden. Diese kann man in so genannten Areas gruppieren. Sowohl Projekte als auch einzelnen Aufgaben können hier gruppiert werden. Ein mögliches Beispiel wäre z. B. Wohnung verschönern.

Im Bereich People kann man Personen seines Adressbuches auswählen und sie bestimmten Projekten zuordnen, was derzeit aber noch nicht über ein Netzwerk verbunden ist.

Erledigte Aufgaben und Projekte werden, sofern gewünscht in bestimmten Abständen archiviert. Dies kann man aber auch gleich manuell erledigen.

Die Liste von zukünftigen Verbesserungen ist lang und lässt noch auf großes Hoffen. Wichtige Punkte, wie z. B. wiederkehrende Aufgaben, Integration von iCal, Mail.app oder intelligente Ordner sind schon geplant.

Fazit

Ich habe Things und OmniFocus jetzt über einen Zeitraum von vierzehn Tagen ausgiebig getestet und mein Kandidat steht fest: Things.

CulturedCode ist eine deutsche Firma, und somit macht es gleich doppelt soviel Spaß innovative Ideen und Softwarelösungen aus dem eigenen Land zu unterstützen.

CulturedCode ist eine deutsche Firma, und somit macht es gleich doppelt soviel Spaß innovative Ideen und Softwarelösungen aus dem eigenen Land zu unterstützen.

Obwohl es derzeit noch weniger Funktionen hat und auch ein Preis noch nicht feststeht, habe ich mich aus verschiedenen Gründen für Things entschieden.

Die Arbeit mit Things fühlt sich einfach besser an und macht mehr Spaß, die Oberfläche ist aufgeräumt und übersichtlich. Kleine Dinge, wie Animationen ähnlich auf dem iPhone sorgen für ein gutes Gefühl.

OmniFocus kommt mit dem typischen Pillendesign daher, was ich persönlich weder schön, noch nützlich finde. Vieles ist viel zu klein, oder es muss an bestimmten Punkte gezogen werden, um etwas zu bewegen. Things nutzt die Möglichkeiten von Leopard um ein Vielfaches besser. Die Programmierer/Designer von CulturedCode haben meiner Meinung nach ein besseres Verständnis für Interface-Design.

Da eine solche Software täglich sehr oft benutzt wird, ist das Handling und das Aussehen enorm wichtig. Bei OmniFocus fühlt man sich eher, als ob man seine kreativen Ideen in Excel-Tabellen zwängt, die Bedienung macht einfach weniger Spaß.

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