Things und Evernote: GTD mit dem Mac

Stefan Imhoff

David Allen hat mit seinem Organisationsbuch Getting Things Done (Deutsche Version: Wie ich die Dinge geregelt kriege) eine wahre Flut an Blogs, Software und Lösungen in Gang gebracht. Während Allen selbst in seinem Buch mit sehr handfesten Ablagesystemen arbeitet, ist es mittlerweile selbstredend sinnvoller digital mit GTD zu arbeiten, da man den digitalen Content leichter weiterverwenden, synchronisieren und bearbeiten kann.

Die Vielzahl von Software für die verschiedenen Betriebssysteme und für mobile Endgeräte machen es nicht gerade leicht, eine optimale Lösung zu finden, und es kann leicht eine Menge Zeit nur mit dem Austesten der möglichen Hilfsmittel verschwendet werden.

Aufgaben

Ich habe am Mac schon einiges an Software ausprobiert, neben zahllosen kostenlosen Systemen auch OmniFocus, The Hit List, Things und Remeber the Milk. Alle Produkte haben ihre Stärken und Schwächen. Ich habe jedes davon schon über einen längeren Zeitraum genutzt. Doch nach einer Testphase bin ich am Ende immer wieder zu Things zurückgekommen. Die eine oder andere Software hatte zwar Funktionen, die ich auch gerne in Things sehen würde, doch schlägt dieses seine Konkurrenz mit dem einfach zu bedienenden Interface und der geringen Komplexität.

Things bietet verschiedene Listen, wie einen Eingang, die Listen Heute, Als Nächstes, Geplant sowie Irgendwann, und bietet damit alles, was für GTD benötigt wird. Aktive Projekte werden in einer Liste Projekte gesammelt. CulturedCode hat noch eine Lösung für lange, nie endende Projekte entwickelt: Diese werden in Verantwortungsbereichen gesammeln. Sowohl Projekte, als auch einzelne Aufgaben können diesen Bereichen zugeordnet werden. Praktischerweise ist es auch möglich, Bereiche zeitweise zu deaktiviert, wodurch auch alle Aufgaben darin für diesen Zeitraum unsichtbar werden.

Termingebundene Aufgaben lassen sich mit Things ebenfalls sehr gut verwalten. Zum einen ist es möglich für jedes Projekt und jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zu vergeben. Dies sollte aber nur vergeben werden, um wirkliche Deadlines zu setzen. Es ist möglich sich auch vor diesem Datum schon Benachrichtigen zu lassen. Sinnvoller ist aber das Planungsdatum. So ist es möglich eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum aufzuschieben. Tritt dieses Datum ein, wird die Aufgabe automatisch wieder aktiv.

Things bietet außerdem noch Schlagworte und eine Synchronisation mit dem Kalenderprogramm iCal. Das beste ist aber die komfortable Synchronisation mit Things touch (der Version für iPhone und iPod touch). So ist es möglich auch unterwegs schnell Aufgaben und Ideen zu verfassen und diese später mit dem eigenen Mac zu synchronisieren.

Referenzmaterial

Ein weiterer großer Bereich, den David Allen anspricht ist das Zeug, das weder eine Aufgabe, noch ein Termin ist – das Referenzmaterial. Da ich kein Fan von riesigen Aktenschränken, Bergen von Zetteln oder Ordnern bin, versuche ich möglichst alle Dinge digital zu halten. Alle Notizen, Bilder, Inspirationen, Rezepte, Witze, Codeschnipsel etc. die anfallen brauchen einen Ort, an dem sie abgelegt werden.

Für mich war dabei ein wichtiges Kriterium, dass es egal ist, wo ich mich befinde, wenn ich diese Dinge erfasse. Für diesen Zweck benutze ich Evernote.

Denn Evernote bietet genau diese Möglichkeit. Die Software ist sowohl für Mac OS X, für Windows, iPhone und diverse mobile Geräte verfügbar. Natürlich ist sie auch über das Internet erreichbar. Dort können die Dinge, die täglich anfallen, in digitale Notizbücher einordnet und mit Schlagworten versehen werden. Diese werden über das Internet mit allen anderen Geräten synchronisiert. Monatlich sind 40 MB an Datensynchronisierung frei, wobei nur das Einstellen in die Datenbank gezählt wird, nicht das (auch mehrfache) Abrufen. Für einen geringen Beitrag (5 $/Monat) wird dieses Volumen sogar auf 500 MB erweitert.

Eine besondere Funktion von Evernote ist die Erkennung von Schrift in Bildern. Nachdem ein Bild auf den Server geladen wurde, lässt es sich durch die Suche nach Text finden, der im Bild vorkommt – dies Funktioniert ziemlich gut, sogar Handschrift wird oft gut erkannt.

Fazit

Für mich ist die Erfassung meiner Aufgaben am Mac damit mittlerweile sehr komfortabel geworden und ich bin sehr zufrieden damit. Sicherlich hat jede Software noch Dinge, die ich gerne sehen würde. Bei Things würde mich noch Unterprojekte und Planung von Projektaufgaben interessieren. Bei Evernote würde es mich freuen, wenn die Eingabe von Text komfortabler wäre, und semantische Markierung, wie z. B. für Code, sowie einen ordentlichen Export der Notizen/Daten bieten würde.

Wenn man das 10-Finger-Schreiben beherrscht und am iPhone schnell die Tasten bedienen kann, gibt es meiner Meinung nach kein Medium, mit dem man schneller seine Ideen, Aufgaben und Gedanken erfassen kann.

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