Eineinhalb Jahre GTD – Eine Billanz

Stefan Imhoff

Seit genau eineinhalb Jahren benutze ich jetzt die Prinzipien des GTD (Getting Things Done®), nach dem gleichnamigen Buch von David Allen um meine alltäglichen Aufgaben zu organisieren.

Mein Schreibtisch vorher
So sah die Inbox aus, bevor ich alle losen Enden sortiert hatte

David Allen stellt in seinem Buch ein interessantes System vor, mit dem man seine täglichen Aufgaben effektiv und effizient erledigen kann.

Das Buch ist auch in Deutsch erhältlich unter dem Titel Wie ich die Dinge geregelt kriege.

Ich bin jedenfalls der Meinung, man bekommt mit Allens System wirklich den alltäglichen Wahnsinn geregelt.

Die GTD-Grundlagen

GTD nutzt so genannte Kontexte, also bestimmten Situationen/Orte, denen eine Aufgabe zugewiesen wird (Telefon, Zuhause, Besorgung o. ä.). Daneben gibt es noch die Zuteilung zu Projekten.

Aufgaben werden in Ihrem Kontext erledigt, also z. B. gleich mehrere Anrufe auf einmal, wenn man schon am Telefon ist.

Bei GTD wird alles, was an Zeug täglich auf den Tisch kommt, in einen Posteingang (Inbox) bewegt. Dieses Zeug kann vielfältig sein und aus E-Mails, Post, Sprachmemos, Notizzetteln, Scribbles etc. bestehen. Der Posteingang wird zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. Freitag Nachmittag) geleert, wobei jede Aufgabe bearbeitet wird, und nichts unbearbeitet im Posteingang zurückbleibt.

Je nach geschätztem Aufwand werden die Aufgaben entweder sofort erledigt (bei einer Dauer von ca. 2 Minuten), oder an eine andere Stelle verschoben. Ist die Aufgabe Teil eines mehrteiligen Prozesses, wird ein Projekt erstellt, dem die Aufgabe zugeordnet wird.

Zeug kann auch als Referenzmaterial für später aufgehoben werden (z. B. eine Broschüre).

Wird eine Aufgabe vorerst nicht erledigt, weil man keine Zeit oder noch kein aktives Interesse daran hat – sie aber für so interessant hält, dass man sie nicht gleich vernichten will, so verschiebt man sie auf eine Liste von Dingen, die man Irgendwann/Vielleicht erledigt. Diese Liste kann man hin- und wieder durchsehen. Somit sind die Ideen nicht verloren, belasten aber auch nicht den Kopf.

Aufgaben kann man auch delegieren oder bestimmten Zeitpunkten zuweisen. Wenn man bei einer Aufgabe auf jemand anderen warten muss, weißt man sie dem Kontext Warten auf zu.

GTD im Alltag

Mein Schreibtisch danach
So sah die Inbox aus, nachdem ich alle losen Enden sortiert hatte

Auf den ersten Blick sieht GTD vielleicht kompliziert oder umständlich aus, doch hilft es ungemein, den Kopf von belastendem Grübeln freizuhalten. Schon nach kurzer Zeit der Umstellung habe ich mich an diese Arbeitsweise gewöhnt und schnell die Eigenschaft übernommen, jeden Gedanken sofort zu notieren und gemäß des GTD-Prinzips irgendwo einzuordnen. So vergesse ich nie wieder wichtige Dinge und selbst kleine Ideen verschwinden nicht gleich aus dem Kopf.

Im Idealfall hat man dazu bestimmte Arbeitswerkzeuge dabei, die je nach Person und Lebensumständen variieren können. Ich selbst benutze eine Kombination aus Web-Applikation, Text-Dateien, Moleskine®-Notizbuch und Post-its® an verschiedenen Orten (z. B. auf dem Nachttisch).

Gerade für für Computerprofis gibt es zahlreiche Systeme und Programme, die GTD digital ermöglichen. Somit sollte wohl für jeden das passende Arbeitswerkzeug zu finden sein. Ganze Websites und Weblogs beschäftigen sich nur mit GTD (z. B. lifehack.org, lifehacker oder 43 Folders).

Die richtige GTD-Lösung?

Seit ich zum ersten Mal auf GTD getroffen bin, suche ich und teste (wenn gleich auch immer seltener) alternative Lösungen für Allens System.

Gleich vorweg: Das perfekte System in der täglichen Umsetzung gibt es für mich nicht, bei allen Lösungen muss man Kompromisse eingehen. Erst wenn eine neurale Schnittstelle entwickelt wurde, in die man seine Gedanken gleich in Textform einspeisen kann und direkt und überall über die Netzhaut abrufen kann, bin ich wohl zufrieden.

Die meisten Lösungen, die ich bislang gesehen habe, waren mir entweder zu einfach oder zu komplex.

Zu einfache Systeme haben für mich nicht funktioniert – wie z. B. purer Text. Bestimmte Dinge blieben immer aussen vor. Ich habe die letzten Wochen mit TaskPaper einen interessanten Kandidaten getestet, der leider keine Zuweisung von Terminen ermöglichte und daher im Langzeittest vorerst nicht ausreichte. Mal sehen, wie sich die Software weiter entwickelt. Leider hat den Autor mein Angebot einer Lokalisierung auch vorerst nicht interessiert (Was ich von Software-Entwicklung halte, bei der nicht gleich von Anfang an Lokalisierung/Internationalisierung gedacht wird, würde hier zu weit führen…).

Zu komplexe Systeme, die diverse Listen, Schlagworte, verschiedenste Daten und diverse Zuordnungen erlaubten, waren mir in der täglichen Anwendung zu zeitaufwendig.

Für mich zählen:

  1. Ortsunabhängigkeit, – da ich Angestellter bin, möchte ich von verschiedensten Orten aus meine Gedanken erfassen.
  2. Systemunabhängigkeit – Mittlerweile nicht mehr so wichtig, aber ich will nicht auf bestimmte Betriebsysteme angewiesen sein.
  3. Zuweisen von Terminen – Für mich kommt eine Trennung in Terminkalender und Next Actions nicht in Frage.
  4. Schnell und einfach – Es muss einfach gehen, am besten ohne Maus oder mit wenigen Klicks.

In der ganzen Zeit bin ich zeitweise auch mal zweigleisig gefahren, um ein neues System zu testen, mein primäres Tool nutze ich aber immer noch.

Tracks

Tracks ist eine mit Ruby on Rails programmierte Web-Applikation, die die Prinzipien von David Allens GTD auf einfache und effiziente Weise nutzt.

Die Anwendung basiert zwar auf Ruby on Rails, erfordert aber keine Programmierkenntnisse in Ruby und läuft relativ schnell und leicht mit sqlite3. Alternativ können auch mächtigere Datenbanken benutzt werden.

Tracks unterstützt Kontexte, Projekte und Notizen. Das ganze Interface ist zweigeteilt, auf der linken Seite hat man eine Liste seiner Kontexte und der Next Actions darin. Auf der rechten Seite befindet sich ein Link zum schnellen erstellen einer neuen Aufgabe, ein Überblick über die aktiven Projekte, die erledigten Projekte, aktive Kontexte und verborgene Kontexte (diese sind nicht auf der Startseite zu sehen).

Eine Aufgabe benötigt einen Titel, optionale Notizen (Textile wird unterstützt), muss einem Kontext zugewiesen werden (bei mir standardmäßig Eingang). Sie kann einem Projekt zugeordnet werden und kann ein Datum bekommen (nur Tage).

Die Web-Applikation benutzt Ajax, weshalb die Bedienung sehr schnell und effizient ist.

Eine Besonderheit von Tracks ist, dass mit Terminen versehene Aufgaben einen Farbcode durchlaufen, von Grün über Orangetöne bis zu dunklem Rot. So kann man gleich sehen, wann eine Aufgabe erledigt werden muss.

In den Einstellungen kann festgelegt werden, nach wie vielen Tagen unangetastete Aufgaben beginnen auffällig zu werden (sie werden langsam Gelb hinterlegt). Dies ist nützlich, um Punkte im Kontext Vielleicht-Irgendann zu erkennen, die gelöscht werden können.

Tracks bietet Feeds für RSS, iCal und puren Text an. Die puren Text-Feeds sind sehr nützlich, um eine Liste auf ein mobiles Gerät, wie ein z. B. ein Mobiltelefon zu übertragen.

Gerade diese Einfachheit ist es, die Tracks so nützlich macht. Mit kleinen Tricks kann man sich bei fehlenden Features behelfen. Orte, Personen oder ähnliche Dinge schreibe ich in eckigen Klammern neben die Aufgabe. Die Integration von Textile ermöglicht es schnell Links oder Listen in den Kommentar einer Aufgabe zu schreiben.

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